Fachreferent Betriebsorganisation mit fachlicher Führung (m/w/d)

In Vollzeit (38 Std./wtl.)

 

Ziel der Funktion

Die Betriebsorganisation ist ein Aufgabenbereich, der im Verantwortungsbereich des Chief Operation Officer der Athora Deutschland angesiedelt ist. Zu diesem verläuft auch die direkte Berichtslinie. Die Funktion unterstützt sämtliche Bereiche der Athora Deutschland Gruppe hinsichtlich der Prozessoptimierung und -dokumentation, im Rahmen von Projekten sowie bei der Richtlinienpflege. Darüber hinaus sind die Bereiche Business Continuity Management, Outsourcing Management und Sourcing- und Vendor Management dort angesiedelt.

 

Diese Rolle bietet dem richtigen Kandidaten die Gelegenheit, im Bereich Betriebsorganisation zu arbeiten und gemeinsam mit den ihm fachlich zugeordneten Kollegen diesen neu gestalteten Bereich mit Leben zu füllen.

 

Prozessmanagement und Dokumentation:

• Analyse und Bewertung der Geschäftsprozesse (incl. Ressourcenbedarf)
• Dokumentation aller Geschäftsprozesse (Unter­stütz­ung bei der Prozessaufnahme bzw. -beschreibung) sowie Erstellung von Organigrammen, Be­ratung und Begleitung der Fachabteilungen
• Analyse von Organisationsstrukturen in Zu­sam­men­arbeit mit den Fachbereichen sowie Erar­bei­tung von Vorschlägen zu Optimierungs­maß­nah­men und Identifikation von Automatisierungs – und Outsourcingmöglichkeiten

 

Veröffentlichungen:

• Management der Veröffentlichungen von Arbeits­richt­linien und Policies
• Anstoß der jährlichen Über­prüfung mittels Workflowmanagementtool

 

Business Continuity Management:

• Durchführung von Geschäftsauswirkungs- und Risiko­analysen (BIA und RIA) in Zusammenarbeit mit dem Informationssicherheitsbeauftragten, um potenzielle Sicherheitsrisiken zu identifizieren und zu bewerten
• Entwicklung und Implementierung von Krisen­ma­nagementplänen, einschließlich der Em­pfeh­lung und Unterstützung bei der Implemen­tier­ung von Wiederherstellungsstrategien
• Pflege, Verbesserung und regelmäßiges Testen und Aktualisieren von Geschäftskontinuitäts- und Katastrophenwiederherstellungsplänen (ICT)
• Identifizierung kritischer Dritter und Durch­führung von Selbstbewertungen zur Minderung von Geschäftsauswirkungen
• Koordination mit IT-Teams zur Gewährleistung effek­tiver ICT Disaster Recovery (DR) Lösungen und Verfahren, einschließlich der Organisation, Koordination und Berichterstattung über BC und IT DR Tests
• Unterstützung bei externen Audits und Anfragen in Verbindung mit Resilienzaktivitäten
• Bereitstellung von Schulungs- und Sensibilisier­ungs­programmen für die Mitarbeitenden
• Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen, um sicherzustellen, dass die Geschäfts­konti­nu­i­täts­­strategien mit den organisatorischen Zielen und Compliance-Anforderungen überein­stimmen
• Enge Zusammenarbeit mit der Konzernmutter und Berücksichtigung der Gruppenvorgaben bei der Umsetzung aller oben genannten Aufgaben

 

Outsourcing Management:

• Verantwortung für das Outsourcing Management der Athora Deutschland und zentraler Ansprech­partner zu allen damit verbundenen Themen
• Sicherstellung der Einhaltung von Qualitäts­stan­dards und regulatorischen Vorgaben, ins­be­son­dere der Meldungen an die BaFin über das MVP-Portal
• Verantwortung für die Aktualität des Aus­glieder­ungs­verzeichnisses sowie Verwaltung und jähr­liche Überprüfung der damit verbundenen Doku­men­te und Aktualisierung und Umsetzung der Outsourcing-Leitlinie
• Organisation und Kontrolle der Erstanalysen, Due Diligences/ Risikoanalysen, SLA- und Vertrags­über­prüfungen und Entwicklung von Maß­nah­men zur Risikominderung
• Fortlaufende Information zu aktuellen und kün­ftigen regulatorischen Entwicklungen

 

Sourcing- und Vendor Management

• Unterstützung der Fachbereiche bei der Identi­fi­ka­tion, Auswahl und Bewertung von Lieferanten und Dienstleistern sowie bei der Vertrags­ge­staltung und -verhandlung
• Entwicklung und Implementierung von Sourcing-Stra­te­gien zur Kostenoptimierung und Effizienz­steigerung
• Zentraler Ansprechpartner zu Themen der Beschaffung
• Verantwortung für die Aktualität des Vertrags­re­gis­ters sowie Verwaltung und jährliche Über­prüfung der damit verbundenen Dokumente
• Überwachung der Leistung von Dienstleistern und Sicherstellung der Einhaltung von Qualitätsstandards
• Enge Zusammenarbeit mit internen Abteilungen zur Abstimmung von Anforderungen und zur Opti­mierung der Beschaffungsprozesse
• Ver­antwortung für die Richtlinien zum Sourcing- und Vendormanagement
• Projektleitung und Projektmitarbeit bei oper­a­tiven Projekten der Fachbereiche

 

 

• Motivierte und belastbare Persönlichkeit mit der Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld unter Druck zu arbeiten, gesetzte Fristen einzuhalten und Interessenkonflikte zu bewältigen
• Ausgeprägte, analytische und strategische Arbeits­weise
• Flexibilität mit einer positiven Einstellung gegenüber Veränderungen
• Starker Teamplayer auf allen Ebenen, der pro­blem­los und effektiv funktionsübergreifend und mit unterschiedlichen Stakeholdern zusammen­arbeitet
• Selbstbewusstes Vertreten von Meinungen und kon­struktives Hinterfragen, mit der Fähigkeit, andere zu überzeugen und sie zum Teil der Lösung zu machen
• Gesundes Urteilsvermögen, um Prioritäten zu setzen und Konflikte konstruktiv zu lösen
• Engagement für den gemeinsamen Erfolg
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, Empathie und Konsensfähigkeit