Sekretärin/ Assistentin mit KI-Affinität und hervorragenden Kenntnissen in Word und Excel (m/w/d)

Das sind wir

Wir sind eine im Jahr 2011 gegründete, spezialisierte Boutique-Kanzlei in Meerbusch-Büderich, die sich mit einem aktuell 8-köpfigen Team auf Vermögensarchitekturen und Stiftungen konzentriert. Unsere exklusive Mandantschaft besteht aus erfolgreichen Unternehmern und hochvermögenden Privatpersonen.

RAHMENBEDINGUNGEN

Ihr Aufgaben- und Verantwortungsbereich

  • Unterstützung von Geschäftsführerin, Beraterin und Mandantenbetreuerin
  • Optimierung von Prozessen und Abläufen, insbesondere im Bereich Digitalisierung
  • Organisation und Ablage von Akten
  • Vorbereitung und Korrektur von Schriftsätzen und Vertragsvorlagen
  • Telefonannahme und Empfang von Mandanten
  • Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungsräumen
  • Terminvereinbarungen, Rechnungs- und Forderungsmanagement
  • Postbearbeitung, Buchhaltungsvorbereitung und Datensicherung
  • Koordination von Geldwäscheprüfungen und Datenschutz (beides bereits etabliert)
  • Organisation von Bestellungen und Retouren

Diese Vorteile dürfen Sie bei uns erwarten

  • Attraktives Gehaltspaket: 40 Stunden-Woche, flexible Arbeitszeiten, 30 Urlaubstage
  • Konstruktive Fehlerkultur und gutes Betriebsklima: Fehler machen ist Normalität beim Arbeiten, Leben, Lernen. Regelmäßiges Reflektieren und Optimieren. Monatliche Statusgespräche für Feedback in alle Richtungen (auch in Richtung der Chefs)
  • Austausch im Team: Wöchentliche Besprechung
  • Weiterentwicklungsmöglichkeiten: Unterstützung bei Fort- und Weiterbildungen
  • Hochwertiger Arbeitsplatz: Individuell ausgestattete 1-2 Personen Büros und angenehmes Ambiente mit Weichholzmöbeln, Technik wie MacBook und ggf. Mobiltelefon
  • Technik: Cloudbasierte Arbeit auf Mac Computern
  • Arbeitsort: Aufgrund der Aufgaben 4-5 Tage Einsatz in den Büroräumen. Homeoffice im Notfall oder im Einzelfall nach Absprache möglich.

Anforderungen

  • Abgeschlossene Ausbildung als Sekretärin oder Büroleiterin mit hervorragenden Abschlüssen und Zeugnissen und mit mehrjähriger Berufserfahrung
  • Hohe Technikaffinität und sicherer Umgang mit Apps
  • Erfahrung in der Nutzung von KI
  • Perfekte Kenntnisse in Word und Excel
  • Sehr gute Deutschkenntnisse, Englischgrundkenntnisse